Албан бичгийн найруулгын бүтэц, өгүүлбэрийн бүтэц, агуулгын бүтэц

Өгүүлбэрзүйн онцлог

 Ихэнх нь дэлгэрэнгүй өгүүлбэр байна. Өгүүлбэрийн гишүүдийн тогтсон байрыг өөрчлөхгүй. Онцолбор дэвсвэр нь заавал л байна Өгүүлбэр нь голдуу төгс байдаг

Өгүүлбэрзүйн онцлог

1.      дэлгэрэнгүй өгүүлбэр их ордог бөгөөд товч хураангуй өгүүлбэр бараг л орохгүй

2.      энгийн ба энгийн нийлмэл өгүүлбэр хэрэглэгдэх хэмжээгээр өөр байна. -тогтоол, тушаал, зарлиг, гадаад харилцааны бичигт нийлмэл өгүүлбэр зонхилдог. -тайлан, төлөвлөгөө, илтгэх хуудаст энгийн өгүүлбэр зонхилно.

3.      анхааруулах өгүүлбэр орж болно

4.      батлах, үгүйсгэх хэлбэр хэрэглэгдэнэ

5.      тоочсон өгүүлбэрийг хэрэглэдэг

6.      өгүүлбэрийн гишүүдийн байрлал нь ерөнхий байрлалтай байна

7.      төгс бус өгүүлбэр хэрэглэдэггүй

8.      өгүүлбэрт сэдүүлэл, мэдүүлэл 2 хоёулаа байдаг

9.      төгс бус өгүүлбэр байхгүй

Албан бичгийн голдуу дараах хэв маягийн өгүүлбэрээр найруулна

Бодит юм үзэгдлийг үнэн болохыг нотолсон өгүүлбэрийг батлах өгүүлбэр гэнэ.

Энэ өгүүлбэрийн өгүүлэхүүн нь ихэвчлэн цагаар төгсгөх нөхцөлөөр хэлбэржихдээ уг үйл явдал үнэн  худал алин болоход ноттой итгэсэн баймж утгыг илтгэдэг.

Үгүйсгэх, хориглох санаа бүхий өгүүлбэрийг үгүйсгэх өгүүлбэр гэнэ. Өөрөөр хэлбэл зөвшөөрөх санаа бүхий өгүүлбэрийн эсрэг санаатай өгүүлбэрийг хэлнэ.

Өгүүлэхүүн нь захирах утгатай биеэр төгсөх нөхцөлөөр хэлбэржсэн өгүүлбэрийг захирах өгүүлбэр гэнэ. Зарлиг, тогтоол тушаал зэрэг албан бичгийн зүйлд захирах өгүүлбэр тохиолдоно.

Баримт бичгийн агуулгын бүтэц

Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тавигдах шаардлага

Төр, захиргааны байгууллагын албан баримт бичгийг стандартын шаардлагын дагуу хэвлэлийн аргаар бэлтгэсэн, төрийн сүлд, соѐмбо бүхий хэвлэмэл хуудсан дээр, аж ахуйн нэгж, компанийн албан баримт бичгийг бэлэгдэл тэмдэг, лого бүхий хэвлэмэл хуудсан дээр үйлдэнэ.

Байгууллагын захиргаа болон өөрөө бие даан тушаал, шийдвэр гаргах, албан бичгээр харилцах эрх бүхий зохион байгуулалтын нэгжүүд нь дараах төрлийн хэвлэмэл хуудсыг ашиглана. Үүнд:

 захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас;

 удирдлагын тодорхой нэр төрлийн баримт бичгийн хэвлэмэл хуудас;

албан бичгийн хэвлэмэл хуудас.

Төрийн сүлд, соѐмбо бүхий хэвлэмэл хуудсыг стандартын шаардлагын дагуу, хэвлэлийн аргаар бэлтгэнэ.

Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсыг цагаан буюу цайвар өнгийн цаасан дээр бэлтгэнэ. Баримт бичгийг хэвлэмэл хуудсанд байрлуулахдаа бичвэрийн талбай нь цаасны зүүн захаас 30 мм, баруун захаас 15 мм, дээд захаас 20 мм, доод захаас 20 мм-ээс доошгүй байхаар тохируулна.

Гадаадын байгууллагатай өргөн харилцаатай газрууд албан бичгийн хэвлэмэл хуудсаа гадаад хэл дээр, эсвэл 2 хэл дээр хэвлүүлж болно.

Баримт бичгийн бүрдлүүд, тэдгээрт тавигдах шаардлага

Албан баримт бичгийг албан хэрэг хөтлөлтийн цуврал стандартад тодорхойлсон бүрдлүүдийн дагуу доорхи журмаар зохиож үйлдэнэ.

Төрийн сүлд, соѐмбо

Захирамжлалын баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд төрийн сүлд, соѐмбыг төвийн байрлалаар, албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд төвийн болон хажуугийн байрлалаар, байгууллагын нэрийн дээр голлуулж, MNS5142:2002 стандартад заасны дагуу хэвлэнэ. Бэлэгдэл ба барааны тэмдэг

Компани, аж ахуйн нэгжийн бэлэгдэл тэмдэг /лого/-ийг хэвлэмэл хуудсанд байрлуулахдаа компанийн дүрэм, түүнийг үүсгэн байгуулсан тухай шийдвэрийг үндэслэнэ.

 Байгууллагын нэр

Байгууллагын нэрийг хэвлэмэл хуудсанд заахдаа түүнийг үүсгэн байгуулсан тухай холбогдох шийдвэрийг үндэслэх бөгөөд байгууллагын албан ѐсны, бүтэн нэрийг бичнэ. Мөн байгууллагын зохион байгуулалтын статус, өмчийн хэлбэрийг түүний нэрийн ард зааж өгнө.

Хэрвээ хэвлэмэл хуудсанд удирдах дээд байгууллагын нэрийг бичих шаардлагатай бол түүнийг байгууллагын нэрийн дээр жижиг үсгээр бичнэ.

Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжүүд болон төв, орон нутгийн салбар нь албан бичгээр харилцах эрхтэй бол тэдгээрийн нэрийг хэвлэмэл хуудсанд байгууллагын нэрийн дор бичнэ.

Байгууллагын хаяг

Байгууллагын албан ѐсны хаяг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд заавал байх бөгөөд дараах бүрдэлтэй байна. Үүнд:

шуудангийн хаяг,

 улсын бүртгэлийн дугаар,

 цахим шуудан, и-мэйлийн хаяг

утас, факсын дугаар.

Баримт бичгийн нэр

Дотооддоо боловсруулсан буюу гадагш явуулж буй баримт бичгийн нэр нь байгууллага, аж ахуйн нэгж, компанийг үүсгэн байгуулах тухай баримт бичгээр тодорхойлогдсон, албан хэрэг хөтлөлтийн стандартад заасан удирдлагын баримт бичгийн нэр төрөлд нийцсэн байх бөгөөд албан бичгээс бусад баримт бичигт тэдгээрийн нэрийг заавал бичнэ.

Баримт бичгийн огноо

Баримт бичгийн огноог араб тоогоор он, сар, өдөр гэсэн дарааллаар бичнэ. Он, сар, өдрийн тоог цэгээр зааглан, хоѐр хос араб тоогоор, харин оныг дөрвөн оронтой араб тоогоор, сар өдрийг хоёр хос араб тоогоор тэмдэглэнэ. Жишээ нь: 2007.03.06

Захирамжлалын болон хяналт шалгалт, санхүүгийн холбогдолтой баримт бичгийн огноог тоо, үсэг оролцуулан бичиж болно.

Албан бичгийн огноог хэвлэмэл хуудсанд заасан тэмдэглэгээний дотор гараар бичнэ.

Хэд хэдэн байгууллага хамтарч боловсруулсан баримт бичигт огноог хамгийн сүүлд гарын үсэг зурсан өдрөөр бичнэ. Жишээ нь: 2009 оны 03 дугаар сарын 10.

Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар

Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар нь түүнийг бичиг хэрэгт бүртгэх үед олгосон тооны болон үсэг, тооны холимог индекс болно. Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар нь зохион байгуулалтын нэгжийн индекс, тухайн баримт бичгийн бүртгэлийн дугаараас бүрдэнэ.

Баримт бичгийг гол төлөв байгууллагад хүлээн авсан буюу гадагш явуулсан дарааллаар, оны эхнээс нэгдсэн дугаар өгч, бүртгэнэ.

Баримт бичигт гарын үсэг зурсан буюу түүнийг хэлэлцэж, баталсны дараа бичиг хэрэгт хүлээн авч, бүртгэнэ.

Хоѐр буюу хэд хэдэн байгууллага хамтран гаргасан баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар нь байгууллага тус бүрийн бүртгэлийн дугаараас бүрдэх бөгөөд тэдгээрийг хооронд нь ташуу зураасаар холбож, баримт бичигт байгаа зохиогчийн нэрийн дарааллын дагуу бичнэ.

Огноо байхгүй, бүртгэлийн дугаар аваагүй баримт бичгийг гадагш явуулахыг хориглоно.

 Хариутай бичгийн огноо, дугаар

Хариутай бичгийн огноо, дугаарыг хэвлэмэл хуудсанд заасан тэмдэглэгээний дотор араб тоогоор, гараар бичнэ. Энэ тохиолдолд тэргүү бичихгүй.

Харилцагчийн нэр хаяг

Албан бичгийг байгууллага, түүний зохион байгуулалтын нэгж, албан тушаалтан болон хувь хүмүүсийн нэр дээр хаяглаж, явуулна.

Албан бичгийг байгууллагад хаяглахдаа түүний албан ѐсны нэрийг бүтнээр бичнэ.

Өргөдөл, гомдол, саналын хариуг тухайн иргэний нэр, хаягаар явуулна.

Удирдах албан тушаалтан болон гадаадын байгууллага, хүмүүст илгээх бичигт “танаа”, “ноѐн”, “хатагтай” гэсэн үг хэрэглэнэ.

Албан тушаалтанд бичиг хаяглахдаа цэргийн болон эрдмийн цол, хавсран гүйцэтгэж буй албан тушаалын нэрийг зааж болно.

Баримт бичигт 4-ээс илүүгүй хаяг байна. Хэрэв 4-ээс дээш байгууллагад албан бичиг явуулах бол тэдгээрийн нэрсийн жагсаалтыг тусад нь үйлдэх бөгөөд баримт бичиг дээр зөвхөн тухайн харилцагчийн хаягийг бичнэ.

Баталсан тэмдэглэл

Баримт бичгийг удирдах албан тушаалтан гарын үсэг зурж, батлах буюу эсвэл тушаал, шийдвэр гаргаж батална.

Баримт бичгийг албан тушаалтан баталж байгаа бол баталсан тухай тэмдэглэлд “Батлав” гэсэн үг хэрэглэн түүний нэр, албан тушаал, гарын үсэг, гарын үсгийн тайлал, огноо зэргийг бичнэ.

“Батлав” гэсэн бүрдлийг баримт бичгийн эхний хуудасны баруун дээд өнцөгт том үсгээр хамгийн урт мөрнөөс ижил зайтайгаар голлуулж бичнэ. Энэ нь байгууллагын дотоод журам, төлөвлөгөө, удирдамж зэрэг баримт бичигт гол төлөв хамаарна.

Баримт бичгийг захирамжлалын баримт бичгээр баталж байгаа тохиолдолд баталсан тухай тэмдэглэлд тухайн байгууллагын нэр, баримт бичгийн он, сар өдөр, дугаар, нэрийг зааж, дараах байдлаар бичнэ. Жишээ нь: Монгол улсын Засгийн газрын 2009 оны 04 дүгээр сарын 20-ны өдрийн 64 дүгээр тогтоолоор батлав.

Баталсан тухай бүрдлийг баримт бичгийн эхний хуудасны баруун дээд өнцөгт байрлуулна.

Баримт бичгийн тэргүү

Баримт бичгийн гарчиг буюу тэргүү нь түүний агуулгыг товч, хураангуй илэрхийлсэн байвал зохино.

Албан бичгийн тэргүүг хажуугийн байрлалаар, хэвлэмэл хуудсанд тавьсан тэмдэглэгээнд багтаан бичнэ. Захирамжлалын баримт бичгийн тэргүүг баримт бичгийн бүртгэлийн дугаарын дор  голлуулан байрлуулж бичнэ. Гадаадад илгээх болон А5 албан бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тэргүү бичихгүй.

Бичвэр

Баримт бичгийг текстэн буюу бичвэр хэлбэрээр, эсвэл хүснэгтэн хэлбэрээр бэлтгэнэ.

Баримт бичгийг бичвэр хэлбэрээр боловсруулахад дараах нийтлэг шаардлага тавигдана. Үүнд:

-баримт бичгийн утга санааг бүрэн зөв илэрхийлсэн байх,

-товч тодорхой, ойлгомжтой, логик дэс дараалалтай байх,

-үг үсгийн болон хэл найруулгын хувьд алдаа мадаггүй байх.

Баримт бичгийн бичвэрийг шаардлагатай үед бүлэг, дэд бүлэг, зүйл, дэд зүйлд хуваан тоо буюу үсгээр дугаарлана. Бүлэг, дэд бүлэг нь гарчигтай байж болох бөгөөд тэдгээрийн нэрийг хуудасны зүүн захаас зай авч, эхний үсгийг томоор бичнэ.

Баримт бичиг хүснэгтэн хэлбэрээр байх тохиолдолд доторх мөр, багануудын гарчгийг нэр үгээр илэрхийлж, нэрлэхийн тийн ялгалаар бичнэ. Хэрэв хүснэгт нь нэгээс дээш хуудастай бол хүснэгтийн багануудыг дугаарлаж, дараагийн хуудсанд тэдгээрийн зөвхөн дугаарыг тавина.

Гарын үсэг зурагдсан баримт бичигт ямар нэг засвар, өөрчлөлт хийхийг хориглоно.