Сэдэв болон мэдээ баримтын бүтэц

Албан бичиг нь 13-р зуунаас улбаатай.

Тэр үед мөр тэтгэх, мөр хоорондын зайг тааруулах

он цагийг тогтоох, тамаг тэмдэг тавих

хэл найруулга нь тогтсон хэв маягтай байсан.

Албан бичгийг үйлдэхдээ төр ёсны бичгээр үйлддэг.

Тогтсон журмын дагуу алдаа мадаггүй бичдэг.

Нийт монголчуудын дагаж мөрддөг бичгийн хэлний үгээр үйлддэг.

Албан бичигт хэвшсэн үг, тогтмол хэллэгийг хэрэглэдэг.

Бичгийн бүтэц нь тогтмол загвартай.

Заавал хугацааг нь тодорхойлон бичдэг.

Явуулагч этгээдийн нэр усыг тодорхойлон бичдэг.

Дээд доод, тэгш эрхтэй албан газарт албан бичиг явуулахдаа тус бүрд нь оноон нэрлэдэг

Албан бичиг хөтлөлтийн үндсэн заавар

Албан хэрэг хөтлөхөд компьютер болон орчин үеийн бусад техник хэрэгслийг ашиглахад баримтлах зөвлөмж болон зохион байгуулалт захирамжлалын баримт бичгийн стандартыг мөрдөнө.

Албан бичгийн найруулга ба стандарт, ангилал

Баримт бичгийн стандарт нь баримт бичгүүд, тэдгээрийн нэр төрөл, тодорхойлолт, бүтэц, загвар, бичвэрт тавих ерөнхий шаардлагыг тусгаж, хуулийн дагуу баталгаажуулж өгсөн чухал баримт бичиг билээ. Баримт бичгийг түүх, эрдэм шинжилгээний болон лавлагааны ач холбогдолоор, гарал үүслээр нь, зохион үйлдсэн байдлаар, бэлтгэсэн байдлаар, боловсруулалтын шатнаас хамаарч, албан хэрэгтээ бүртгэх байдлаар нь ангилан үздэг.

29 нэр төрлийн баримт бичиг үүсдэг.

Мэдээлэл, лавлагааны 7

 Зохион байгуулалтын 15

Захирамжлалын 7

01. Төрийн сүлд, соёмбо

02. Бэлгэдэл ба барааны тэмдэг

03. Байгууллагын нэр

04. Баримт бичгийн нэр

 05. Байгууллагын хаяг

06. Улсын бүртгэлийн дугаар

07. Огноо

08. Баримт бичгийн бүртгэлийн дугаар

09. Баримт бичиг үйлдсэн газрын нэр

10. Хариутай бичгийн огноо, дугаарын тэмдэглэл

11. Баримт бичгийн нууцлалын тухай тэмдэглэл

12. Харилцагч байгууллагын нэр, хаяг

 13. Удирдлагын заалт

14. Тэргүү

15. Бичвэр

16. Хавсралтын тухай тэмдэглэл

17. Бичгийн хувийг илгээсэн тухай тэмдэглэл

 18. Гарын үсэг

 19. Тамга, тэмдэг

20. Баталсан тэмдэглэл

21. Зөвшөөрсөн тэмдэглэл

 22.Санал өгсөн тухай тэмдэглэл

23. Хуулбар үнэн болох тухай тэмдэглэл

24. Баримт бичиг боловсруулсан тухай т эмдэглэл

25. Шийдвэрлэсэн баримт бичгийг хөтлөх хэрэгт хадгалсан тухай тэмдэглэл

26. Баримт бичгийг байгууллагад хүлээн авсан тухай тэмдэглэл

27. Санамжид байгаа мэдээллийг эрж хайх тэмдэглэл

Албан бичиг найруулга зүйн дүрэм баримтлан боловсруулах арга зүй

Албан харилцааны үүрэг гүйцэтгэж байгаа баримт бичгийн хэл найруулгыг албан бичгийн найруулга гэнэ. Албан бичгийн найруулгыг дотор нь:

 •Албан баримтын найруулга

 •Ердийн ажил хэргийн найруулга гэж ангилна. Баримт бичигтэй ажиллах ажлын зохион байгуулалт

Албан хэрэг хөтлөлтийн улсын хяналтын дүрэм

Нийтлэг үндэслэл

 •Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн улсын хяналтын чиглэл

 •Улсын байцаагчийн үүрэг, эрх

 •Бусад асуудал Албан бичгийг байгууллага, түүний зохион байгуулалтын нэгж, албан тушаалтан болон хувь хүмүүсийн нэр дээр хаяглаж явуулна. Албан бичгийг байгууллагад хаяглахдаа түүний албан ёсны нэрийг бүтнээр бичнэ. Ижил төрлийн үйл ажиллагаа явуулдаг, хэд хэдэн байгууллагад нэг утгатай албан бичгийг илгээхдээ байгууллагын нэрийг ерөнхий байдлаар бичиж болно. Жишээ нь: АЙМГУУДЫН ЗАСАГ ДАРГА НАРТ Хэрэв албан бичгийг 4-өөс дээш байгууллагад илгээх бол явуулах бичиг бүрт зөвхөн тухайн харилцагчийн нэрийг бичнэ. Тэдгээр байгууллагын нэрсийн жагсаалтыг тусад нь үйл дэж, үлдэх хувьд хавсаргана. Албан бичиг ба орчин үе

 •Албан хэрэг хөтлөлтийн ажилд компьютер ашиглах

•Факсын машин, түүнийг хэрэглэх

Албан бичгийн найруулгын хэлбэр :
• Хууль, зарлиг, тогтоол, тушаал, захирамж, албан мэдэгдэл
• Дүрэм, журам
• Заавар, удирдамж, албан захидал
• Цахилгаан, нот бичиг
• өргөдөл, баримт
• тайлан, илтгэх хуудас
• хурлын тэмдэглэл ( протокол)

Албан бичгийн бүтэц, явуулах , илгээх бичиг :
• он, сар, өдөр
• бичгийн дугаар
• хаана, хэнд явуулах
• албан бичгийн утга
• үндсэн бичвэр
• Явуулсан хүний гарын үсэг

Тайлан :
• Хэний ямар хугацаанд хийсэн ажлын тайлан болох тухай гарчиг
• Хийсэн ажлын агуулга, гүйцэтгэлийг тоо баримттай бүлэглэн бичнэ
• Цаашид хий ажлын тойм
• Удирдлага байгуулгад тавих санал

Хурлын тэмдэглэл:
• Он, сар, өдөр
• ямар хурлын тэмдэглэл болох тухай гарчиг
• хуралд оролцсон хүмүүс , хурал эхэлсэн, дууссан цаг хугацааны тухай тэмдэглэл
• хэлэлцэх асуудлын тойм
• хэлэлцсэн асуудал
• асуулт, хариулт , санал
• шийдвэрлэсэн асуудлын тэмдэглэл

Өргөдөл :
• он, сар, өдөр
• хаана, хэнд бичих тухай
• хэнээс бичиж буй
• өргөдөл бичих болсон учир шалтгаан, хүсэмжилсэн зүйл
• өргөдөл бичсэн хүний хаяг, овог, нэр

Баримт :
• он, сар, өдөр
• хаана, хэнд бичих тухай
• хэнээс бичиж буй
• баримт бичих болсон учир шалтгаан, авах зүйлийн жагсаалт, нэр төрөл
• баримт бичсэн хүний хаяг, овог, нэр

Илгээх бичиг: адил тэгш эрхтэй хүмүүсийн хооронд харилцаж байсан бичиг. Илгээх бичгийг 1. ердийн, 2. хүндэтгэлийн гэж 2 хуваадаг.

Өргөх бичиг: тухайн байгууллага хүнээс дээд байгууллага хүнд явуулдаг байсан бичиг. /өргөх нь, өргөн барих нь гэх мэт/

Эзэн хаандаа айлтгах бичиг: хүндэтгэлийн үг хэрэглэнэ.

Тушаах бичиг: дээд газар тушаалтнаас доод газар тушаалтанд явуулдаг. 1. ердийн, 2. хүндэтгэлийн гэж 2 хуваадаг. Доод албан тушаалтанд ердийн тушаах бичгийг явуулж, тушаах нь гэх зэрэг хэрэглэнэ. Хүндэтгэлийн тушаах бичгийг хэрэглэхдээ "тушаан өргөх, өргөн тушаах нь" зэрэг үгийг хэрэглэдэг.

 Тогтсон нэг стандарттай байдаг. Загвартай байна. МУ-д 1981 оноос эхлэн "Удирдлагын баримт бичгийн ижилтгэсэн систем"-ийг боловсруулж ирсэн. Энэ нь дотроо 5 хэсэгтэй. Үүнд:

үндсэн дүрэм

баримт бичгийн төрлүүд

нэр томёоны тодорхойлолт

үлгэрчилсэн загвар

Баримт бичгийг бүрдүүлэхэд тавигдах шаардлага

Албан тоот тогтоол, тушаалыг толгойн хэсгийг хэвлэлийн үсгээр бичсэн хэвлэмэл хуудсан дээр үйлддэг байна.

Албан бичгийн хэл найруулга нь загвартай байна.

Албан бичигт хувь хүний онцлогийг бага тусгадаг.

 Албан бичгийг ойлгомжтой бичиж найруулдаг.

Албан бичигт юм үзэгдлийг бодит байдлаар нь бичдэг. 

Албан бичигт тухайн зүйлийн агуулгыг товч тодорхой гарган бичдэг. Товч байна гэдэг нь тодорхой байхтайгаа шууд хамаатай.

Албан бичигт уран чамин үг хэрэглэдэггүй.